EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Tertta ry:n jäsenrekisterin piiriin kuuluvien jäsenten henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Laatimispäivä: 25.5.2018
Viimeksi päivitetty: 12.2.2023

1. Yleistä

Palvelun tuottamisen ja toteutumisen edellytyksenä on, että käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ja palveluun liittyvät käyttöehdot. Käyttäjän antamilla tiedoilla todennetaan käyttäjän oikeus kulloinkin kyseessä olevaan palveluun tai tuotteeseen sekä varmistetaan tämän ostamien tai käyttämien palveluiden ja tuotteiden tarkoituksenmukainen toimitus.

Tertta ry voi toimia sekä rekisterin ylläpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä. Tarvittaessa yhdistys voi käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa henkilötietojen käsittelijänä.

2. Rekisterinpitäjä

Tertta ry

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sihteeri 

Essi Tolvanen

essi.tolvanen@edu.savonia.fi

4. Rekisterin nimi

Tertta ry:n jäsenrekisteri

5. Rekisterin käyttötarkoitus sekä henkilötietojen käsittely ja oikeusperuste

Rekisteröidyn tietoja käsitellään jäsensuhteen hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa tiedottaminen, markkinointi, palveluiden tuottaminen tai väärinkäytösten estäminen.

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös erilaisiin tutkimus- ja tilastointitarkoituksiin.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan viimeistään vuoden kuluttua opiskelijan valmistumisesta.

7. Henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat:

• Yhdistyksen jäsenet

Rekisteriin voidaan tallentaa jäsenen antamia tietoja. Näitä tietoja voivat olla muun muassa:

• Henkilötiedot, kuten nimi, opiskeluala, opintojen aloitusvuosi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän ilmoittamat tiedot. 

9. Tietojen säännönmukainen luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille anonymisoituina. Kolmansille osapuolille luovutettavat tiedot eivät sisällä esimerkiksi henkilötietoja.

Palveluntarjoaja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja viranomaisille vain voimassaolevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppaneille, tietojensäilytys- ja viestintäpalveluntarjoajille sekä kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluntarjoajille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

11. Rekisterin suojaus

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja tietokannoissa, joihin luvaton pääsy on palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä suojautumisen keinoilla estetty. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain rekisterinpitäjä, palveluntarjoaja ja tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

• Tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä itsestään on rekisteriin tallennettu sekä pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista.
• Saada tiedot itselleen siirrettävässä muodossa .
• Pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häneen itseensä liittyviä henkilötietoja, tulla ns. unohdetuksi. Tiedot poistetaan siltä osin kuin tietojen säilytys ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjää velvoittavien lakien kanssa. Esimerkiksi Suomen kirjanpitolaki velvoittaa laskuttamiseen liittyvien tietojen säilyttämistä vähintään 6 vuotta. Lisäksi henkilötietojen poistaminen voi johtaa minkä tahansa rekisterinpitäjän tai sen sidosryhmän rekisteröidylle tuottamaan palveluun tai tuotteen toimittamiseen liittyvien sitoumusten tai velvoitteiden raukeamiseen.

Henkilötietojen tarkastus-, korjaus- ja poistopyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Essi Tolvanen
essi.tolvanen@edu.savonia.fi